Dalam konteks bisnis dan teknologi, flowchart dokumen merupakan salah satu alat yang sangat berguna untuk memetakan prosedur dan merapikan proses administrasi. Sebenarnya, apa pengertian dan manfaatnya?
Artikel ini mengupas pengertian, simbol-simbol, serta contoh-contoh flowchart dokumen yang relevan dalam berbagai konteks kerja. Mari simak sampai tuntas!
Pengertian
Flowchart dokumen adalah representasi visual dari alur data dalam sebuah sistem yang memetakan bagaimana suatu data atau dokumen berpindah dari satu proses ke proses lain, tujuannya untuk mempermudah pemahaman proses kerja dan meminimalkan kesalahan dalam pengelolaan informasi dalam sistem.
Simbol
Dalam flowchart dokumen, digunakan beberapa simbol untuk mengidentifikasi langkah-langkah dan alur data tertentu. Dengan begitu, alur tersebut akan lebih mudah dimengerti oleh semua anggota tim.
Berikut beberapa simbol dasar yang umum ditemui:
- Terminator: Simbol elips atau oval yang menunjukkan awal dan akhir dari sebuah proses. Biasanya simbol ini terletak di bagian paling atas (sebagai awal) dan bagian paling bawah (sebagai akhir) dari flowchart.
- Proses: Dilambangkan dengan bentuk persegi panjang, simbol ini digunakan untuk menunjukkan suatu aktivitas atau proses yang tengah dilakukan dalam sebuah langkah, misalnya penginputan data atau pemrosesan informasi.
- Dokumen: Bentuk persegi panjang dengan ujung bawah yang melengkung, simbol ini mewakili proses mencetak suatu dokumen atau laporan.
- Garis Alir (Flow Line): Garis dengan panah yang menunjukkan arah aliran dokumen atau data dan menghubungkan satu simbol dengan simbol lainnya.
- Keputusan (Decision): Simbol berbentuk belah ketupat ini menandakan titik di mana suatu keputusan harus dibuat dalam flowchart, dengan alur yang bercabang mengikuti jawaban “ya” atau “tidak.”
- Input/Output: Simbol berbentuk jajaran genjang yang menunjukkan data yang masuk atau keluar dari suatu proses, seperti data yang diinput atau hasil akhir yang dicetak.
Baca juga: Cara Membuat Flowchart Secara Sederhana dan Toolsnya
Contoh
Contoh praktis dari penggunaan flowchart dokumen adalah alur proses pengajuan cuti di sebuah perusahaan. Begini gambaran alurnya:
- Pertama, flowchart dimulai dengan simbol Terminator yang menunjukkan permulaan permohonan cuti.
- Langkah berikutnya adalah proses pengisian formulir cuti oleh karyawan, yang ditandai dengan simbol Proses.
- Setelah formulir diisi, dokumen tersebut lalu akan melewati tahap Keputusan oleh manajer untuk menentukan apakah cuti disetujui atau ditolak.
- Jika disetujui, flowchart akan menunjukkan alur menuju bagian HR yang bertugas memproses data cuti tersebut dan menginputnya ke dalam sistem perusahaan.
Namun, jika ditolak, flowchart akan mengarahkan kembali alur dokumen kepada karyawan, memungkinkan mereka untuk mempertimbangkan pengajuan kembali pada waktu yang berbeda.
Melalui contoh ini, kita dapat melihat bagaimana flowchart dokumen mampu memperjelas alur proses.
Hal ini mampu meminimalisir potensi terjadinya kesalahan sekaligus meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen yang melibatkan beberapa pihak dalam sebuah organisasi.
Baca lainnya: